5 tips til ditt neste arrangement eller firmatur

1. Gode opplevelser er et MUST!

Arrangement kan være spennende og morsomme, både for arrangør og deltakere. Arrangører kan imidlertid oppleve at spenningsnivået blir høyere enn forventet. Både i planleggingsfasen, men særlig under selve arrangementet, er det mange ting som skal klaffe samtidig. Det er mange avgjørelser å ta, detaljer å få på plass, oppgaver å fordele, i det hele tatt mye å tenke på som kan øke spenningen til å bli direkte nervepirrende. For å gi mest mulig utbytte til deltakerne kan det være et godt råd å søke hjelp til organiseringen, gjerne  fra profesjonelle arrangører.

2. Get your ducks in a row

Et arrangement er som et puslespill der brikker må passe sammen for å komponere et komplett bilde. Det er viktig for en arrangør å gjøre seg opp en formening om motivet så tidlig som mulig i prosessen. Et julebord kan ha ganske få brikker og settes sammen forholdsvis enkelt, mens vanskelighetsgraden på en firmatur til utlandet kan være betraktelig høyere. Metoden for å legge vanskelige puslespill er velkjent, og kan faktisk også overføres til arrangement: man starter med hjørner og kanter, også kjent som rammene.

For arrangement består rammene av å sette sammen et program, finne passende lokale eller sted å avholde arrangementet, og så begynne med påmelding eller invitasjon av deltakere, booking av foredragsholdere, finne riktig underholdning og logistikk. Sørg også for at firmaturen, konferansen eller eventet er mest mulig bærekraftig! Tenk gjenbruk, redusert matsvinn (still krav til underleverandørene!) og bruk tid på å sette sammen riktige menyer - sjekk også ut ulike typer miljøkalkulatorer.

3. Chill - no stress!

Når rammene for et arrangement er satt, er det viktig at arrangøren holder av nok tid og plass til å kommunisere med deltakere og foredragsholdere, besvare spørsmål og henvendelser, registrere påmeldinger, få inn betaling, sende ut evalueringer i etterkant av arrangementet, og planlegge for neste arrangement.

Hoteller og lokaler må bestilles i god tid på forhånd. Sørg for å velge overnattingsted som Da unngår man misforståelser i etterkant.

4. Man lærer mer når man har det moro

Arrangementer som kurs, messer eller konferanser har gjerne et fast oppsatt program knyttet til fag. Som avveksling til dette kan det være en god idé å legge til rette for underholdning i form av engasjerende og inspirerende aktiviteter og opplevelser som kan balansere for det faglige innholdet. Slike aktiviteter kan forsterke båndet mellom deltakerne og gjør at de sitter igjen med gode minner og et godt inntrykk av arrangementet i ettertid.

5. Stick to the script

En detaljert kjøreplan for arrangementet er anbefalt, siden tiden ofte sklir ut. Både for fag og underholdning har tidsskjema en tendens til å sprekke. Derfor bør minst en person knyttet til arrangementet ha ansvar for at skjema følges i størst mulig grad, altså være en slags konferansier som har oversikt og holder i trådene. At deltakere holdes oppdatert om eventuelle endringer både før arrangementet og underveis, er alfa og omega for å kunne gi en best mulig deltakeropplevelse.